Todo trabalho em grupo possui momentos em que decisões devem ser tomadas. Obviamente as pessoas não são iguais, portanto, não pensam da mesma forma. Todos fomos formados por percepções e experiências únicas vividas que juntas constroem a nossa individualidade. Durante o trabalho em grupo o pensamento coletivo é construído com a junção de pedacinhos de pensamentos individuais, portanto é importantíssimo no trabalho em equipe as discussões para tomada de decisão, de forma que todos se sintam ouvidos e relevantes para a decisão final.
Todos fomos formados por percepções e experiências únicas vividas que juntas constroem a nossa individualidade.
Infelizmente todos nós possuímos experiências ruins de reuniões caóticas onde as pessoas não escutam uma as outras, e que nada se resolve no final. Para evitar esse tipo de situação e tornar uma reunião produtiva existem regras simples que na prática fazem uma grande diferença no resultado final.
Inicialmente pode-se dividir uma reunião em três estágios, o antes o durante e o depois, cada um desses estágios possuem a sua relevância, e, portanto, necessitam de atenção durante a sua construção.
Antes
No momento prévio de uma reunião será decidido a pauta, que é um escopo do que será discutido. É também nesta ocasião que ocorrerá as divisões de funções importantíssimas para a execução da reunião e são divididas entre dirigente, secretário e redator. Estas funções que serão descritas mais à frente.
A Pauta
A pauta deve ser construída no formato de tópicos escritos de forma clara e objetiva, obedecendo a ordem de relevância do que será discutido. Se necessário a ordem desses tópicos pode se alterada logo no começo da reunião a partir de uma votação. Antes de ser discutido a pauta deve existir um momento para os informes, que são informações que devem ser passadas inicialmente para sintonizar o pensamento e a atenção dos participantes, neste momento qualquer pessoa pode se manifestar para informar algo ao grupo que julgue relevante.
Divisões de Trabalho
Durante a reunião é necessário que algumas pessoas exerçam algumas funções específicas. O dirigente da reunião é responsável por dirigir as discussões, apresentar a pauta e organizar as votações. Ele é responsável por organizar e assimilar as observações do grupo de forma concisa e expor isto ao grupo. O secretário é responsável por ajudar o líder da reunião organizando a ordem das falas. É função dele anotar numa lista quem primeiro manifestou interesse de falar durante uma discussão, dando sempre prioridade a quem não teve a oportunidade de falar antes. A terceira função importante é a do redator, ele é responsável por fazer um registro escrito das decisões tomadas e das observações mais importantes faladas durante a reunião. Ele deve escreve este registro num formato de ata para que posteriormente caso seja preciso as informações possam ser consultadas sobre o que foi decidido.
Durante
O responsável pela reunião deve apresentar a pauta e abrir uma breve discussão e votação se necessário para modificar a ordem dos tópicos, posteriormente ele abre o momento dos informes. É importante que logo no início da reunião o líder passe as informações necessárias para a tomada de decisão, informações estes importantes para situar o pensamento do grupo para um assunto específico, mantendo desta forma uma maior atenção das pessoas.
É importante que logo no início da reunião o líder passe as informações necessárias para a tomada de decisão, informações estes importantes para situar o pensamento do grupo para um assunto específico, mantendo desta forma uma maior atenção das pessoas.
O secretário juntamente com o dirigente auxilia na ordem de quem fala. Quando um assunto da pauta já foi discutido ou o líder percebe que as decisões estão dando voltas em torno de um mesmo ponto, é responsabilidade dele abrir um momento de votação. Normalmente em reuniões democráticas a maioria vence por voto unitário, mas pode existir situações que a opinião de uma pessoa específica tem um peso maior do que a de outras, e este peso pode ser levado em consideração durante a votação, portanto vence a decisão com maior número ou peso de votos. Caso o ponto da pauta seja muito genérico ou abrangente, o líder pode destrinchar este ponto em outro menores para serem discutidos e votadas, de preferência esta divisão deve ser feita em apenas duas opções para facilitar na hora da votação.
Depois
Após todos os pontos da pauta terem sido discutidos e todas as decisões tomadas, é importante existir um momento de check out no final da reunião, desta forma os participantes vão manter em sua mente as informações que eles acabaram de obter e decidir. Isto auxilia para que as tarefas que foram atribuídas sejam realmente executadas.
O momento de check out no final da reunião possibilita os participantes a manterem em suas mentes as informações que eles acabaram de obter e decidir.
Também é importante nesta hora já definir quando será a próxima reunião, porque desta forma os participantes terão em mente um prazo para responder sobre os resultados que se espera que ele obtenha na execução de alguma tarefa, projeto ou função.
Obedecendo essas dicas simples a sua reunião será muito mais produtiva!
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